Как успевать больше за меньшее количество времени: 10 правил.
Современная жизнь как никогда требует от нас быстроты и эффективности. В современном мире наиболее ценным навыком становится умение успевать больше за меньшее количество времени. Если вы также хотите повысить свою продуктивность и добиваться больших результатов, следуйте этим 10 правилам.
1. Планируйте свое время.
Создайте подробное расписание на неделю и день, включая конкретные задачи и время, отведенное на их выполнение. Придерживайтесь данного плана и строго соблюдайте установленные сроки. Важно также планировать время отдыха – это убережет от выгорания. Оставляйте минимум 15% времени свободными в своем графике, они могут потребоваться как на решение задач, которые стихийно возникли и предполагают срочное решение, так и для отклика на новую возможность, которая может внезапно открыться.
2. Прикладывайте основные усилия к решению ключевой задачи.
Для этого можно использовать принцип Парето или «правило 80/20», которое гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Так, если вы сосредоточитесь на самой приоритетной задаче, вы быстрее продвинетесь к своим целям. Фокусируйтесь прежде всего над важными и срочными задачами, чтобы гарантировать эффективность вашей работы в долгосрочной перспективе и показывать высокую текущую продуктивность.
3. Для быстрого достижения цели – используйте метод SMART.
Для того, чтобы добиться целей, важно их правильно поставить. Метод SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) очень эффективный инструмент для формулирования целей. Определившись с целью, проверьте правильность её постановки по 5 критериям SMARТ:
· Specific (Конкретная):
Цель должна быть ясно и понятно определена.
· Measurable (Измеримая):
Цель должна быть измерима, чтобы можно было оценить прогресс. Сформулируйте количественные показатели достижения цели.
· Achievable (Достижимая):
Цель должна быть реалистичной и достижимой в заданные сроки. Опирайтесь на свой предыдущий опыт и результаты людей, которые уже решали подобные задачи.
· Relevant (Связанная):
Цель должна быть связана с вашими общими целями и стремлениями.
· Time-bound (С ограниченными сроками):
Цель должна иметь четкий, конкретный срок выполнения.
4. Используйте матрицу Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра является эффективным инструментом в тайм-менеджменте, предлагающим систему классификации и приоритизации задач. Она была предложена Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом Соединенных Штатов Америки, и считается одним из самых простых и популярных методов управления временем.
Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 квадрантов, каждый из которых отражает приоритетность выполнения задач в зависимости от их важности и срочности:
· "Важные и срочные" (Обязательные задачи):
В этом квадрате размещаются задачи, которые требуют немедленного выполнения и имеют высокую важность. Они часто относятся к срочным ситуациям, кризисам и неотложным делам, которые часто неожиданно возникают и их нужно выполнить немедленно.
· "Важные, но несрочные" (Стратегические задачи):
В этом квадрате находятся задачи, которые также имеют высокую важность, но не связаны со срочными событиями. Они обычно требуют планирования и долгосрочной стратегии. Важно назначить им конкретные сроки и национальные задачи для эффективного выполнения.
· "Срочные, но не важные" (Повседневные задачи):
Данный квадрат включает в себя задачи, которые требуют срочного выполнения, но имеют низкую важность. Эти задачи часто отвлекают от более важных дел и могут забирать много времени, но в конечном итоге не приносят значительных результатов. Важно управлять этими задачами, чтобы избежать потери времени.
· "Несрочные и не важные" (Отсроченные задачи):
Здесь находятся задачи, которые не являются ни важными, ни срочными. Они могут включать в себя различные мелкие дела, отвлекающие от реальных приоритетов. Важно минимизировать время, затрачиваемое на эти задачи, чтобы сосредоточиться на более важных делах.
Распределите все задачи по категориям: обязательные, стратегические, повседневные и отсроченные. Сосредоточьте своё внимание и активность на реализацию первых двух категорий.
5. Разделите большие задачи на более мелкие.
Прежде чем приступить к сложной задаче, разделите ее на небольшие подзадачи. Это поможет вам четко представить, что конкретно должно быть сделано и сколько времени это займет, что упростит весь процесс выполнения задачи.
6. Делегируйте задачи.
Вы должны понимать, что невозможно справиться со всем самостоятельно. Учитесь доверять другим и делегировать часть своих задач. Возможно, придется выделить отдельное время, чтобы научить сотрудников определенным навыкам, но в перспективе вы сможете высвободить много времени и не заниматься однотипными задачами, которые не требуют специальной квалификации и знаний. Доверьте команде выполнение некоторых поручений и сосредоточьтесь на более важных задачах.
7. Используйте метод Pomodoro.
Попробуйте метод Pomodoro, согласно которому, нужно непрерывно работать в течение 25 минут, а затем делать 5-10 минут перерыв. Повторяйте данный цикл несколько раз. Это поможет вам сфокусироваться на задаче и избежать отвлечений.
8. Выполняйте сложные задачи утром.
Известный бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает интересный подход к повышению производительности - съедать "лягушку" каждое утро. Это означает выполнение самой сложной и неприятной задачи с самого начала дня. Он утверждает, что утром наш мозг еще не перегружен информацией, поэтому мы можем более успешно справиться с трудными делами.
Согласно данной концепции, после того, как мы закончим самую сложную задачу утром, все остальные дела будут казаться гораздо проще, по сравнению с первоначальной задачей. Такой подход позволяет избежать откладывания сложных дел на потом и помогает нам становиться более продуктивными, сэкономив время и усилия.
9. Одна задача в один промежуток времени.
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. Когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. Поэтому важно работать только над одним делом в один промежуток времени, так вы быстрее справитесь с задачей.
10. Не пытайтесь сделать слишком много.
Запомните, что качество работы имеет большую ценность, чем количество сделанного. Некачественно выполненные задачи часто требуют времени для исправления ошибок либо могут повлечь проблемы, которые необходимо будет решать, а соответственно, тратить на это дополнительное время. Не перегружайте себя, устанавливайте реалистичные цели и не забывайте о своем физическом и эмоциональном благополучии.
Соблюдение этих 10 правил поможет вам управлять временем более эффективно, увеличить вашу продуктивность и успевать больше выполнять дел и задач за меньшее количество времени.